Administrative Assistant Qatar Red Crescent Society
Duty Station:
PortSudan
Closing Date:
25 Feb 2024
Background:
إختصاص الوظيفة
تختص هذه الوظيفة بالمساعدة فى الإشراف والرقابة على الأنشطة الإدارية بمكتب الهلال الأحمر القطري بالسودان- بورتسودان ، والتنسيق فيما بين الأقسام والمنسق الإداري بما يتعلق بالشئون الإدارية وشئون الموظفين.
Duties and responsibilities:
المهام والمسئوليات
إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص برئيس المكتب.
إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال رئيس المكتب.
المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة من حيث النظافة و الترتيب.
إستقبال زوار رئاسة المكتب و الترحيب بهم.
تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص برئيس المكتب.
تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بإدارة المكتب مع مراعاة الهوية البصرية للمنظمة.
حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة برئاسة المكتب بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها.
إستلام و توجيه البريد و المراسلات الواردة باسم المكتب و عرضها على القسم المعني و فهرسة هذه المستندات.
إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكترونى الخاصة برئاسة المكتب و فهرسة هذه الرسائل.
تسجيل البريد والمراسلات الصادرة من المكتب و فهرستها .
كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون رئيس المكتب طرفاً فيها .
التحضير للإجتماعات الخاصة برئاسة المكتب والإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع.
مساعدة رئاسة المكتب فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى .
إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة برئاسة المكتب و فهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على رئيس المكتب و متابعة قرار رئيس المكتب بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية بمكتب رئيس المكتب .
توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها رئيس المكتب و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
حجز تذاكر السفر و الفنادق و تنظيم رحلات العمل الخاصة بالمكتب.
تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم.
كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب.
جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية .
السكرتير التنفيذى لا ينوب على الإطلاق عن رئيس المكتب و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه.
Minimum Qualification, Skills and Experience Required:
المؤهلات المطلوبة
بكالوريوس في العلوم الإدارية ، إدارة ، سكرتارية ، إقتصاد وعلوم إدارية أو أي مجال ذو صلة
الخبرات
ثلاثة سنوات خبرة على الأقل في نفس المجال يفضل من لديه خبرة سابقة في منظمات العمل الإنساني والعمل الخيري.
المهارات
إجادة اللغة العربية والإنجليزية تحدثا وكتابة.
المعرفة التامة باستخدام الكمبيوتر وبرامجه المختلفة المتعلقة بمجال العمل.
مهارات عالية في التنسيق مع الجهات الحكومية والغير حكومية .
على من يرغب التقدم لهذه الوظيفه التوجه إلى عبر الموقع الإلكتروني الآتي:-
