- Job closed -


Executive secretary - سكرتيرة تنفيذية
Sudanese Red Crescent Society
 Gross Salary: USD 500 - 750
 Section/Unit: الإدارة العليا - الأمانة العامة
 Supervisor: مدير مكتب الأمين العام (الرئيس المباشر)
 No. of Post: 1
 Duty Station: Khartoum
 Closing Date: 25 June 2022

 
 Background:

ملخص الوظيفة:

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة الأمين العام ومكتب المدير التنفيذى للأمين العام فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.



 
 Duties and responsibilities:

  • تنوب عن مدير مكتب الأمين العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب
  • - إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالأمين العام و المدير التنفيذى
  • - إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الأمين العام و المدير التنفيذى
  • - المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
  • - إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
  • - تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالأمين العام و المدير التنفيذى
  • - تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
  • - حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
  • - إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
  • - إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
  • - تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
  • - كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الأمين العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
  • - التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
  • - مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
  • - إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
  • - تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الأمين العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار الأمين العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
  • - التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الجمعية و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
  • - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
  • - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها الأمين العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
  • - حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
  • - تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
  • - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
  • - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
  • - السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
  • القيام بجميع الاعمال التى يوكلها له المدير المباشر او الامين العام أو رئيس مجلس الادارة.
  • أي مهام إدارية أخري تلكف بها.

 
 Minimum Qualification, Skills and Experience Required:

1. المؤهلات العلمية:

الحد الأدنى للمؤهل

بكالوريوس

الحد الأعلى للمؤهل

ماجستير

التخصص المطلوب

ادارة اعمال

أو

اي تخصص ذو صلة

2. الخبرات العملية: خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في منظمات انسانية طوعية .

3. القدرات والمهارات المهنية:

  1. حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills).
  2. تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting).
  3. التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف.
  4. التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة.
  5. التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف.
  6. التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations).
  7. التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف.
  8. التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً.
  9. مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم.
  10. مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين.
  11. المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك.
  12. إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية.

4. القدرات والمهارات الشخصية:

  1. القدرة على تحمل ضغط العمل.
  2. مهارات شخصية وإدارية عالية.
  3. الإنضباط فى المواعيد.
  4. التركيز و المنطقية فى التفكير.
  5. معدل ذكاء عالى.








Copyright (c) Sudanjob.net, 2006-2022. All rights reserved