- Job closed -


Executive secretary - سكرتيرة تنفيذية
Sudanese Red Crescent Society
 Section/Unit: Senior Management - General Secretariat / الإدارة العليا - الأمانة العامة
 Supervisor: Director of the Secretary General's Office (Direct Head) / مدير مكتب الأمين العام (الرئيس ال&
 Duty Station: Khartoum
 Closing Date: 02 Dec 2021

 
 Background:

Executing plans and instructions, organizing and managing the special affairs of the Office of Senior Management, assisting the Secretary-General and the Office of the Executive Director of the Secretary-General in routine work, and ensuring the application of the system approved by the Office of Senior Management

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة الأمين العام ومكتب المدير التنفيذى للأمين العام فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.



 



 
 Duties and responsibilities:

- Act on behalf of the Director of the Office of the Secretary-General in the event that he is not present due to travel conditions, illness, vacations, or vacancy of the position
- Preparing the monthly schedule of appointments and work for the Secretary-General and the Executive Director
 - Preparing the weekly business plan for the Secretary-General and the Executive Director
- Maintaining the general appearance of the senior management office in terms of cleanliness and arrangement
- Receiving and welcoming senior management visitors
- Coordinating the schedule of interviews for the Secretary-General and the Executive Director
- Editing and printing of letters and correspondences for senior management
- Keeping and maintaining all files of the Senior Management Office in a manner that ensures their safety and speed of recall
- Receiving and forwarding the incoming mail and fax in the name of the senior management and presenting it to the specialist and indexing these documents
- Receiving, directing and sending e-mails of senior management and indexing these messages
- Registration of mail and fax issued by the office of senior management and indexing of outgoing faxes
- Writing the minutes of all meetings and sessions in which the Secretary-General or the Executive Director is a party
- Preparing for meetings of senior management or periodic meetings and coordinating and preparing all documents and papers related to the subject of the meeting

Receiving and making phone calls to the senior management office and indexing phone numbers and addresses
Organizing and indexing the internal reports received from other departments and sections and presenting them to the Secretary-General or the Executive Director, and following up on the decision of the Secretary-General or the Executive Director regarding them and recording them in their own records.
- Ensure that all office and electrical equipment is in a working condition continuously, request maintenance officials from inside and outside the association, and follow up on maintenance work for all office equipment in the senior management office.
- Ensure the availability of all stationery and writing tools for senior management and work personnel in the office of senior management
Sending invitations to participants in the meetings called for by the Secretary-General or the Executive Director, and recording this on special forms.
- Reservation of travel tickets, hotels, exhibition tickets for senior management, and organization of business trips
Teaching and guiding the secretarial assistants and raising their job level to qualify them to take responsibility after being promoted and submitting their performance evaluation reports
Writing a weekly report to show what has been accomplished and what has been postponed, with an explanation of the reason, and submit it to the office manager
All of the above must be done in accordance with the official procedure approved by the Executive Secretariat
- The executive secretary is responsible for keeping all records of the quality models for the executive secretariat’s conduct, and all his work is subject to internal review
- Carry out all the tasks assigned to him by the direct manager, the general secretary or the chairman of the board of directors.
Any other administrative tasks assigned to it.

 

تنوب عن مدير مكتب الأمين العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالأمين العام و المدير التنفيذى

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الأمين العام و المدير التنفيذى

- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالأمين العام و المدير التنفيذى

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الأمين العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الأمين العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار الأمين العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الجمعية و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها الأمين العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

القيام بجميع الاعمال التى يوكلها له المدير المباشر او الامين العام أو رئيس مجلس الادارة.

أي مهام إدارية أخري تلكف بها.



 


 
 Minimum Qualification, Skills and Experience Required:

Practical experiences: At least 5 years of practical experience in voluntary humanitarian organizations.

 Professional Abilities and Skills:

1- Saving and recalling documents and documents (Filling Skills).
2- Organizing meetings, preparing the agenda and writing minutes (Organizing & Preparing for Business Meeting).
3- Dealing with desktop and laptop computers professionally.
4- Dealing with the program (MS Word) professionally and with a writing speed of not less than 40 words / minute.
5- Dealing with Outlook Express professionally.
6- Dealing with the Power Point program and preparing slides and presentations.
7- Dealing with internet browsing programs professionally.
8- Dealing with printing devices, photocopying, faxes, paper mincers and packaging machines to a very good degree.
9- Medium administrative skills to manage those under his supervision and distribute work to them.
10- Effective communication skills and information delivery to specialists and non-specialists.
11- The ability to accomplish and perform more than one job at one time without confusion.
12- Preparing appropriate expressive formulations for correspondence in both Arabic and English.

Personal Abilities and Skills:

1- Ability to work under pressure.

2- High personal and administrative skills.

3- Punctuality. 4- Focus and logical thinking.

5- High IQ.

2. الخبرات العملية: خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في منظمات انسانية طوعية .

3. القدرات والمهارات المهنية:

  1. حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills).
  2. تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting).
  3. التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف.
  4. التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة.
  5. التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف.
  6. التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations).
  7. التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف.
  8. التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً.
  9. مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم.
  10. مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين.
  11. المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك.
  12. إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية.

4. القدرات والمهارات الشخصية:

  1. القدرة على تحمل ضغط العمل.
  2. مهارات شخصية وإدارية عالية.
  3. الإنضباط فى المواعيد.
  4. التركيز و المنطقية فى التفكير.
  5. معدل ذكاء عالى.

 



 









Copyright (c) Sudanjob.net, 2006-2021. All rights reserved