|
![]() |
Background: Executing plans and instructions, organizing and managing the special affairs of the Office of Senior Management, assisting the Secretary-General and the Office of the Executive Director of the Secretary-General in routine work, and ensuring the application of the system approved by the Office of Senior Management تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة الأمين العام ومكتب المدير التنفيذى للأمين العام فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.
|
||||||
Duties and responsibilities:
- Act on behalf of the Director of the Office of the Secretary-General in the event that he is not present due to travel conditions, illness, vacations, or vacancy of the position
Receiving and making phone calls to the senior management office and indexing phone numbers and addresses
تنوب عن مدير مكتب الأمين العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب - إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالأمين العام و المدير التنفيذى - إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الأمين العام و المدير التنفيذى - المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب - إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم - تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالأمين العام و المدير التنفيذى - تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا - حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها - إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات - إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل - تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة - كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الأمين العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها - التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع - مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى - إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين - تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الأمين العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار الأمين العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها - التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الجمعية و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها الأمين العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة - حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل - تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية - السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية القيام بجميع الاعمال التى يوكلها له المدير المباشر او الامين العام أو رئيس مجلس الادارة. أي مهام إدارية أخري تلكف بها.
|
||||||
Minimum Qualification, Skills and Experience Required: Practical experiences: At least 5 years of practical experience in voluntary humanitarian organizations.
Professional Abilities and Skills: Personal Abilities and Skills: 1- Ability to work under pressure. 2- High personal and administrative skills. 3- Punctuality. 4- Focus and logical thinking. 5- High IQ.
|
||||||